Introducción

En algunos lugares le están dando la bienvenida al verano, y con ello también el regreso a la “normalidad”, es decir la salida del confinamiento. En mi artículo anterior les hablaba sobre realizar una matriz FODA ya sea de manera personal u organizacional, y así conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y las posibles amenazas para establecer estrategias que permitan mitigar las amenazas y mejorar las debilidades.

Esto indudablemente nos ayuda en la consolidación de nuestros objetivos, sin embargo hay que trabajarlos eficazmente para ir mejorando continuamente. Nadie nace aprendido, en nuestro andar vamos adquiriendo conocimientos a través de personas que nos facilitan conocimientos, materiales y recursos, también lo aprendemos de los libros, y la mejor de todas, la universidad de la vida que nos brinda la experiencia y el sabor amargo que en ocasiones nos deja.

En el contexto organizacional, la eficacia personal como proceso de mejora continua es importante, tanto así que incide en la calidad, funcionamiento y rentabilidad de la misma. En ocasiones, se descuidan, ello depende mucho del enfoque de la gerencia.

El comportamiento Organizacional, depende mucho o en todo, de las variables humanas y organizacionales. Si bien es cierto, las variables humanas están definidas por el desempeño, satisfacción de trabajadores y clientes, conocimientos, y el desarrollo tanto de trabajadores como de la organización; también es cierto que las variables organizacionales están definidas por la misión, visión y objetivos.

Todas ellas en su conjunto definen el contexto y el comportamiento de la Organización, y el modo en que se gestione será la garantía del éxito de la misma.

Pero, como lograr la eficacia personal, porque en si son elementos con una alta carga de comportamiento humano, bien sea individual o grupal, por lo que resulta a priori algo complicado, sin embargo solo es cuestión de trabajarlo y por supuesto que sea parte de la cultura de la organización y del individuo en si.

Para ello hay muchos métodos, que son de vieja data, y son aplicados a nivel de grandes organizaciones, pero considero que podemos aplicarlos a nivel personal, que es lo que realmente quiero llegar. Soy de las que pienso que si estamos bien con nosotros mismos, podemos ser eficaces en todos nuestros ámbitos.

Existen varios métodos para mejorar continuamente, pero para efectos de este artículo me enfocare en la herramienta 5S. Te invito a que primero conozcamos algunos aspectos de esto método y los beneficios que podemos obtener en la eficacia personal.

 

1. ¿Qué es el Método 5S?

4. Recomendaciones Finales

1. ¿Qué es el Método 5S?

Es una herramienta de mejora continua, de origen japonés, y su nombre se debe a que la letra S define cada una de las cinco etapas del método. Es utilizado por empresas industriales, de servicios, hospitalaria, educativo. Por ser de origen japonés, puedes deducir que más que práctica se necesita disciplina y constancia.

2. ¿En que consiste el Método 5S?

La herramienta está compuesta por cinco etapas, estas son:

2.1. Clasificación. Seiri. Separar innecesarios:

¿Cómo hacerlo?, es realmente sencillo, te aseguro que lo has hecho inconscientemente en algún momento de tu vida. Para ello clasifica lo que puedes vender, regalar, o botar, y de lo que te queda lo ubicaras en un lugar que va a depender del uso frecuente que le des.

Por ejemplo, si estamos hablando de un escritorio de trabajo, por supuesto que dejaremos aquello que utilicemos más, y lo otro se quedara en las gavetas o archivos. Igualmente sucede en nuestro hogar, creo que almacenamos demasiadas cosas, unas no tan necesarias que otras.

 2.2. Orden. Seiton. Situar necesarios:

¿De qué trata esta etapa?, es fácil, debes establecer el modo en que debe ubicarse e identificarse los materiales de manera que sea fácil y rápido encontrarlo, utilizarlos y reponerlos.

Para ello, por ejemplo, puedes identificarlo con etiquetas en las áreas de trabajo, que sea visible y de fácil acceso, en nuestro hogar es mas fácil, porque identificaríamos en cajas lo que contiene y lo ubicaríamos en el closet, garaje, patio trasero, etc.

2.3. Limpieza. Seisō. Suprimir suciedad:

 

¿En qué consiste esta etapa?, en mi opinión es las más difícil, y debes ser cuidadoso y disciplinado. ¿Por qué te lo digo?.

Te lo digo porque aun cuando se trata de limpiar todo aquel espacio o lugar que has despejado y ordenado, la idea central de esta etapa, es remover todo, y realizar las acciones necesarias para que no vuelvan aparecer, es decir, que no vuelva ser ocupado, sino que este todo el tiempo operativo.

Te das cuenta porque es difícil, cuantos de nosotros no hemos limpiado y acondicionado un lugar, y cuando nos percatamos ya vuelve a estar en las mismas condiciones anteriores.

Es recomendable, por ejemplo si estás en tu oficina, debes dedicarle unos minutos antes de la salida a tu lugar de trabajo para que quede despejado, al igual que nuestro hogar, muchos lo practicamos, ordenando la cocina al terminar de utilizarla, ordenar nuestra habitación antes de salir al trabajo, etc. Pienso que debe ser un hábito más que una práctica de una etapa.

2.4. Estandarización. Seiketsu. Señalizar anomalías:

¿En qué consiste esta etapa?, suena algo extraño, pero con disciplina y constancia puedes conseguirlo. Esta etapa consiste en establecer normas sencillas y visibles para todos, y así establecer el orden y la limpieza cada día.

Por ejemplo, en el trabajo por lo general se crean consignas, identifican las zonas, y estandarizan los métodos operativos, de manera que prevalezca la eficacia, el confort, y el equilibrio entre el ambiente y el personal en el área de trabajo. En el hogar, se debe establecer normas, aun cuando sea difícil, y más aún si hay niños pues se complica un poco, pero si todos colaboran en cumplir normas de higiene se nos hará menos pesada la carga de la casa y más fácil el día a día.

2.5. Mantenimiento de la disciplina. Shitsuke. Seguir mejorando:

Esta etapa es la completación del ciclo. Es decir, que luego que ya separaste, situaste, suprimiste y señalizaste, debes seguir mejorando continuamente. ¿Y cómo hacerlo?, es sencillo, cumplir con las normas establecidas en la etapa cuatro.

Como te dije al principio, por ser un método japonés, pues es necesaria la disciplina y la constancia para cumplir eficazmente el método, y garantía de su éxito es que grandes empresas lo utilizan, logrando la calidad total en sus procesos, aumentando su productividad, y mejorando su entorno laboral.

3. Beneficios del Método 5S:

Uno de los beneficios más tangibles, es que los procesos operativos son más rápido, debido a que todo tiene un orden específico y estandarizado, de manera que se conjugan calidad, seguridad y ambiente. Todo en su conjunto, personal, cliente, familia, al estar familiarizado con el método, su entorno será más fluido y con menos contratiempos. Lo que prevalece es la calidad total a nivel personal u organizacional.

4. Recomendaciones Finales:

Si aún no estás convencido de este método, puedes entonces por comenzar haciendo las siguientes preguntas al terminar tu día, bien sea de trabajo o de tus labores en el hogar:

• ¿Qué fue lo que hice hoy?
• ¿Cuál fue mi comportamiento en ésta o aquella situación….?
• ¿Qué es lo que aprendí hoy?
• ¿Qué o cómo puedo mejorar?

Como ves, son preguntas de reflexión que pueden ayudarnos a mejorar continuamente y gestionar eficazmente nuestro trabajo, relaciones personales, y hasta nuestro tiempo.

Como siempre amigo, si te ha gustado, comenta o comparte, o si ya has aplicado esta técnica también puedes darnos tu retroalimentación. 

Hasta la próxima!