Introducción

    Una organización es más eficaz, al trabajar sus actividades mediante procesos, y que el personal conozca de esta modalidad es primordial, por ello mucho van a adiestramiento por parte de la empresa y otros por cuenta propia.

    Entender el enfoque basado en proceso, es una tarea, que si bien no es difícil, hay que hacer que la información sea lo más sencilla para los usuarios.

    Es por esta razón, que se realizan los mapas de procesos y fichas de procesos, para que los empleados digieran de forma fácil y sencilla como se desarrolla el proceso, quienes intervienen, y cuál es el resultado esperado.

    En este artículo aprenderemos como hacer una ficha de proceso, la cual es usada más de lo que te imaginas, y es sencilla de hacer. Para ello comenzaremos definiendo los siguientes términos:

1. ¿Qué es un Proceso?

2. ¿Qué es una Ficha de Proceso?

3. Pasos para hacer una Ficha de Proceso

4. Conclusiones

1. ¿Qué es un Proceso?

2. ¿Qué es una Ficha de Proceso?

    Es un documento donde se recopila datos informativos relacionados a los componentes de un proceso.

    Así como existen fichas bibliográficas, biográficas, textuales, etc, también existen las fichas de Proceso. Digo esto para hacer una idea de lo que se está hablando, así es de pequeña, practica, y sencilla.

3. Pasos para hacer una ficha de proceso:

    Es conveniente aclarar, que la forma de hacer las fichas es muy diversa, yo solo intento desde mi experiencia brindarte la información genérica, sencilla y práctica, pero puedes hacerlo como te guste más, en la web hay muchos modelos, pero pienso que es mejor hacerlo de una forma que se adapte a tu organización. 

3.1. Identificar la información del membrete de la ficha

    ¿Cómo hacerlo?, es muy sencillo, puedes comenzar buscando el código y nombre del proceso, el o los dueños del proceso, objetivo del proceso y su alcance.

    Toda esta información ya estará descrita en los procedimientos para cada proceso. Ahora bien, el código del proceso es único y debes ser cuidadoso porque debe ser la última actualización.

3.2. Determinar los Procesos

    ¿Cómo hacerlo?, aquí debes detenerte un poco, porque debes identificar los procesos que intervienen, es decir, las entradas, el proceso de elaboración, y el proceso de salida.

 Recuerda que:

• Los Procesos de entradas, pueden ser los proveedores que te suministran la materia prima, los requerimientos del cliente, y recursos necesarios.
• Los Procesos de elaboración del producto; aquí es más detallado, porque aquí puedes conseguirte que dentro de un proceso hay que realizar una tarea, es decir es un sub-proceso. Puedes hacerlo por medio de un flujograma que visualmente es más fácil de entender, o por diagrama de proceso, este último es más detallado y explicita la información.
• Los Procesos de Salida, son el o los resultados obtenidos, que se convierte en la satisfacción de un cliente.

 3.3. Describir los indicadores de gestión, metas, frecuencia de medición y técnica estadística

¿Cómo hacerlo?, esta tarea si se quiere puede variar, sin embargo los indicadores de gestión es inamovible, porque debe permanecer en la ficha para que los empleado puedan verificar si se está cumpliendo el indicador, o se ha superado, de ser así hay que indicarlo para rehacerlo con una nueva medición o removerlo.

 4. Conclusiones

Como ves es sencillo, pero muy práctico hacer y tener a la disposición del empleado una ficha de proceso. Recuerda que esto es una forma genérica y te la resumo así:

    Como siempre amigo, si te ha gustado comenta y comparte, así sabré a cuantas personas les está sirviendo esta información.

Hasta la próxima!