Introducción
Cuando trabajamos con
la norma ISO 9001, lo primero que viene a nuestra mente es el cómo trabajar con
procesos, por qué debemos hacerlo, y que beneficios puede obtener la
organización al trabajar con esta modalidad, que para nada es nueva, sino que
es de vieja data.
Trabajar con un Enfoque
basado en Procesos, es fundamental para una organización, no importa el tamaño,
o el ramo al que pertenece, ni mucho menos la cantidad de trabajadores que
tenga.
Trabajar con un enfoque basado en procesos, le permitirá a la empresa minimizar costos, aumentar su eficacia, y rentabilidad, mejorando su funcionamiento de forma exponencial, y lo más importante sus clientes estarán tan satisfecho con el resultado obtenido que serán fieles a la organización.
Trabajar con un enfoque basado en procesos, le permitirá a la empresa minimizar costos, aumentar su eficacia, y rentabilidad, mejorando su funcionamiento de forma exponencial, y lo más importante sus clientes estarán tan satisfecho con el resultado obtenido que serán fieles a la organización.
Ahora bien, en este
artículo no hablaré del Enfoque basado en Proceso, si deseas saber más al
detalle, te recomiendo que le des un vistazo al curso que puedes encontrar en este blog.
Aquí
aprenderemos como hacer un mapa de procesos, pero para ello conoceremos los
siguientes aspectos:
1.
¿Qué es un Proceso?
2.
Tipos de Procesos
3.
¿Qué es un Mapa de Proceso?
4.
Pasos para hacer un mapa de proceso
5.
Representación Gráfica de un mapa de Proceso
6.
Conclusiones
1. ¿Qué es un Proceso?
“Un Proceso es un conjunto de actividades que están mutuamente relacionadas, o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Dicho en otras palabras, es la capacidad que tiene una organización de transformar un requerimiento de un cliente en un producto final.
2. Tipos de Procesos
En
una organización pueden distinguirse varios tipos de procesos como:
- Los
Procesos de Dirección o Estratégicos:
- Procesos
de Realización del Producto:
- Proceso
de apoyo:
- Procesos
de Medición y Análisis de Mejoras:
Ellos
conforman la columna vertebral de los procesos de una organización, todo ello
basados en lo requerimientos del cliente y partes interesadas, y el resultado obtenido (satisfacción del cliente).
3. ¿Qué es un Mapa de
Proceso?
Un
mapa de proceso es una representación gráfica, integral de como los procesos
interactúan en un sistema de gestión de la calidad.
Algo que debes tomar muy en
cuenta es que un mapa de proceso no es el organigrama de una organización, y
siempre pero siempre debes comenzar con las necesidades o requerimientos del
cliente partes interesadas, y debes culminar con la satisfacción de los mismos.
4. Pasos para hacer un mapa de Procesos.
4.1. Identificación de los Procesos:
- ¿Cómo identificarlos?, es muy sencillo, debes definir el propósito de la organización, y para ello debes identificar: clientes, partes interesadas.
- ¿Qué hacer luego?, es muy fácil, con la información que ya recopilaste, definirás las políticas y objetivos de la organización, y para ello te basaras en los requisitos de los clientes, y las expectativas de las partes interesadas.
4.2. Descripción de los Procesos:
¿Cómo
describirlos?, aquí debes ser cuidadoso, porque debes identificar los procesos
que produzcan los resultados deseados, e identificar como fluyen los procesos y
cómo interactúan entre ellos, para esto debes seguir los siguientes puntos:
- Hacer una lista de los procesos necesarios, para el funcionamiento de la organización y al suministro del producto.
- Darle peso a los procesos, para ello determinas el nivel de relevancia, y la forma de hacerlo es haciéndote las siguientes preguntas: ¿de qué forma interviene?, ¿Qué pasa si no se realiza ese proceso?
- Luego clasificas los procesos, ¿Cómo hacerlo?, es muy sencillo, ubícalo según su nivel: procesos de alta dirección, proceso de realización del producto, y procesos de apoyo.
4.3. Determinar la secuencia de los Procesos:
¿Cómo
determinar esa secuencia?, para ello debes determinar cómo fluye el proceso, y
revisar las interfaces entre los distintos procesos.
4.4. Definir los dueños del Proceso:
Este
pasos es súper sencillo, porque solo debes establecer el o los responsables de
la ejecución de cada proceso.
4.5. Definir la
documentación del Proceso:
Este
paso aún cuando es el último, no es menos importante, lo considero primordial,
porque aquí debes documentar las actividades dentro de los procesos, los
requisitos, seguimiento y medición, los recursos necesarios, y la verificación
del proceso respecto a los objetivos planificados.
Como
veras es sumamente sencillo, solo debes seguir los pasos al pie de la letra,
tal cual una receta de cocina, este mapa de proceso te brindará una mayor
comprensión de los procesos que interactúan dentro de tu organización.
5. Representación Gráfica de un Mapa de Proceso
Este
es un ejemplo de cómo se representa un mapa de proceso, como puedes observar,
siempre comenzamos con las necesidades o requerimientos de un cliente, y
terminamos con la satisfacción del cliente.
6. Conclusiones
Recuerda
solo son cinco pasos a seguir para la elaboración de un mapa de proceso, que
debes seguir secuencialmente, como sigue a continuación:
1. Identificar los Procesos
2. Describir los Procesos
3. Determinar las secuencia del los Procesos
4. Definir dueños de los Procesos
2. Describir los Procesos
3. Determinar las secuencia del los Procesos
4. Definir dueños de los Procesos
5. Definir la documentación de los Procesos
Estos pasos lo aprendí hace tiempo atrás específicamente de la mano de la Ing. Adria Lorena Jimenez, quien nos brindo a todos los participantes de ese curso los conocimientos, recursos, materiales necesarios, para que hoy día los utilice en lo profesional y comparta gratuitamente en este blog.
Como siempre amigo, si te ha gustado comenta y compártelo, o si conoces de bibliografias respecto al tema puedes dejarlo en un link en los comentarios, y seguir aprendiendo gratuitamente
Estos pasos lo aprendí hace tiempo atrás específicamente de la mano de la Ing. Adria Lorena Jimenez, quien nos brindo a todos los participantes de ese curso los conocimientos, recursos, materiales necesarios, para que hoy día los utilice en lo profesional y comparta gratuitamente en este blog.
Como siempre amigo, si te ha gustado comenta y compártelo, o si conoces de bibliografias respecto al tema puedes dejarlo en un link en los comentarios, y seguir aprendiendo gratuitamente
Hasta la próxima!
4 comentarios
Excelente. Sencillo y ameno. Gracias
ResponderBorrarExcelente. Sencillo y ameno. Gracias
ResponderBorrarSolamente encuentro a faltar, para ayudar, el siguiente punto:
ResponderBorrar-presentar la existencia y definir los conceptos de Cliente y Proveedor INTERNOS de una Organización.
Excelente y clara explicación.
ResponderBorrar